INSCRIPTIONS AUX CONFERENCES
CAPACITE DE LA SALLE
- La capacité actuelle de la salle est de 200 personnes. La moyenne de l'assistance de début de saison est de 170. Il est probable que ce nombre sera plus faible dans les circonstances actuelles.
- Notre sondage avait comme objectif d'essayer de nous faire une idée sur votre volonté de participer. Il s'agit juste d'avoir votre sentiment sur votre impression globale de rentrée et non pas de vous engager pour chaque conférence.
- Les 200 chaises seront installées et désinfectées.
- Pour démarrer, la jauge de la salle est fixée à 100 personnes, avec des rangs espacés et les chaises en quinconce.
- Une fois tous les participants partis, elles seront de nouveau désinfectées et rangées par une société extérieure en suivant notre protocole sanitaire.
- Il semble probable qu'il y ait plus de candidats que de places offertes.
- Pour vous éviter de faire le trajet inutilement nous vous demandons de vous inscrire à l'avance pour participer à chaque conférence.
PARTICIPATIONS AUX CONFÉRENCES
- Un rappel du programme des conférences de la semaine suivante est envoyé au plus tard le vendredi qui précède ces 2 ou 3 conférences.
- Ce mail comporte un lien par conférence, chaque lien permet de faire des demandes de réservation à la conférence concernée.
- En cliquant sur ce lien, un mail de demande de réservations vous est proposé dans lequel il vous suffira de renseigner les noms et prénoms des adhérents souhaitant participer à cette conférence, puis de l'envoyer.
- La demande de réservation peut être réalisée pour les adhérents identifiés par leur adresse mail mais aussi pour d'éventuelles personnes elles-mêmes adhérentes de la saison qui ne peuvent pas réaliser cette demande.
- La demande de réservation, pour être prise en considération, devra être formulée au plus tard, la veille de la date de la conférence à 12h.
- Il n'est pas possible de réserver pour plusieurs semaines à l'avance.
GESTION DES RÉSERVATIONS
- Le responsable de la gestion des réservations, consultera régulièrement la boite de réception du compte de messagerie dédié où sont collectées les demandes.
- Chaque demande de réservation sera enregistrée, dans la limite de la capacité de salle et des délais imposés, dans l'application de « Gestion des activités de l'UTB »
- Chaque mail de demande de réservations fera systématiquement l'objet d'une réponse :
- Soit pour valider les réservations,
- Soit pour les refuser en cas de dépassement de la capacité de la salle, ou si la demande est intervenue hors délai, ou si elle ne concerne pas un adhérent de la saison.
CONTRÔLE DES ACCÈS
- Le contrôle des accès aux conférences sera réalisé pour chaque adhérent par lecture de son badge présenté par l'adhérent lui-même devant le lecteur de badge à l'accueil.
- Seuls les adhérents en possession de leur carte de la saison et ayant reçu l'accord pour leur demande de réservation, seront autorisés à assister à la conférence.
- Ces dispositions sont indispensables à la garantie de la traçabilité des participations à nos conférences.
PROTOCOLE SANITAIRE : Consulter l'ensemble du protocole à la page correspondante.
Faire une demande de réservation induit l'acceptation pleine et entière des règles ci-dessus ainsi que celles du protocole sanitaire en vigueur.
Il est de la responsabilité de chacun de décider de participer ou non. Si vous avez de la fièvre, si vous toussez, si vous êtes à risque, si vous pensez ne pas pouvoir porter correctement votre masque toute la durée de votre présence dans le bâtiment, il est préférable de vous abstenir de réserver.
La situation étant très instable, tout peut changer en un rien de temps. Nous vous demandons donc de vérifier vos mails et de consulter la page « Dernières Informations » de notre site : utbmontceau.fr juste avant de partir pour une conférence.
